קרה לכם כבר שייחלתם ליממה של 25 שעות ולא 24? אולי אם היו יותר שעות היינו מספיקים לעשות את כל מה שתכננו… אבל אפשר גם לחשוב אחרת. הסוד טמון בניהול הזמן ולא בכמות שלו, 24 שעות זה מספיק זמן לעשות את כל המשימות שלנו. קיבלתם משימה ענקית מהבוס וזמן מועט לבצע אותה? איך תעשו את זה? ריכזנו לפניכם את 5 התוכנות הטובות ביותר לניהול פרויקטים!
1. Monday – המערכת שמתאימה את עצמה אליכם
הכירו את תוכנת ניהול הפרויקטים בה הכול פשוט. לפני תחילת השימוש בתוכנה, עליכם להבין את המטרות ואת היעדים של הארגון שלכם או את הפרויקט שעכשיו אתם מתעסקים בו, את היתר Monday כבר תעשה עבורכם. הכלי שהיא מציעה מתאים את עצמו למשתמש מה שהופך את התוכנה לידידותית ונעימה לשימוש. בנוסף היא מציעה מספר דרכים ויזואליות להסתכל על הנתונים, מה שיוצר התאמה מרבית למשתמשים בה. התוכנה מצוינת לניהול פרויקטים וצוותים ומאפשרת שקיפות בין האנשים בצוות ובכל הארגון. השילוב של ניהול שוטף ביחד עם קליטת נתונים דינאמית הופך את Monday לתוכנה יעילה ונוחה.
בנוסף, היא מאפשרת למשתמשים לתעדף משימות ולהבין את הדחיפות של כל פרויקט. אפשר למדוד את ההתקדמות של כל פרויקט גם ברמה המאקרו ולרדת לפרטים ברמה המיקרו. היא מסייעת למשתמשים להבין שעדיף לבצע משימה ולוותר על השלמתה לרמה סופית ובכך מסייעת לניהול פרויקטים יעיל ומהיר.
2. Jira – הכלי לניהול משימות של מפתחי התוכנה
נעים להכיר! תוכנה לניהול פרויקטים המבצעת מעקב אחר באגים בתהליכי פיתוח תוכנה ומנתחת תהליכי עבודה. עכשיו נפרט לכם – הכלי החכם מאפשר לכל חבר צוות לקבל תמונה מלאה על הביצועים של שאר הצוות. השקיפות מאפשרת ביצוע של תכנון ומעקב אחר משימות ובנוסף להעלות לאוויר גרסאות תוכנה בשלות ואיכותיות.
Jira היא תוכנה גמישה המציעה אפשרות לניהול פרויקטים גם בתחומים אחרים מפיתוח תוכנה. היא מתאימה את עצמה לדינאמיות של צוותים בעלי משימות משתנות. הגמישות שלה מתבטאת בכך שהיא מאפשרת התאמה אישית של תבניות למעקב אחר פרויקטים וגם מציעה תבניות מוכנות מראש לבחירת המשתמש. כדאי לכם לנסות (😉).
3. ClickUp – פלטפורמה פרודוקטיבית השומרת את האנרגיה לצוות שלך
בין אם אתם מכירים את הפלטפורמה ובין אם לא, ClickUp נוצרה כדי לפשט את תהליכי העבודה ולהתמקד בביצועים. Clickup מסייעת לתכנון, מעקב וניהול כל סוג של עבודה המתגמשת עם צרכי הצוות. היא מהווה תחליף לתוכנות כמו Slack משום שהיא מפגישה את כל העובדים בצ'אט. היא מאפשרת לתייג אנשים וקבוצות בכל פרויקט ולהוסיף הערות לדרכי פעולה, קישורים למשימות וזאת לשם העלאת הספקים. היא מאפשרת להציב יעדים ולעמוד בהם. הפלטפורמה מאפשרת מעקב אחר התקדמות התהליכים בזמן אמת וגם חיבור משימות ליעדים.
ClickUp מתאימה את עצמה למשתמשים בהיבט של אופציות תצוגה שנוחות עבור כל אחד. הפלוס בפלטפורמה הוא שהיא מרכזת את כל התקשורת הארגונית במקום אחד ואין צורך בפלטפורמות נוספות. כל אלו מייחדים אותה ועושים אותה נוחה וקלה לשימוש.
4. Trello – פשטות ושיתופיות הן מילות המפתח
Trello היא מבין התוכנות הפשוטות והקלות להבנה. הפשטות בה, עשויה לעיתים לשים את התוכנות המורכבות והמתקדמות ביותר שמולה בכיס הקטן. המערכת מתאימה לחברות קטנות וגדולות, ורבים נהנים להשתמש בה גם לצרכיהם הפרטיים. התוכנה מאפשרת ליצור לוחות ייעודיים (Boards) לפי נושאים ופרויקטים שונים של החברה, ולארגן בכל לוח את המשימות השבועיות. לכל רשימה ניתן גם להוסיף פעולות נוספות כמו יצירת תזכורות, סימון משימות בתוויות ובצבעים שונים לפי רמת הדחיפות או סטטוס המשימה.
התוכנה שמה דגש על האופי השיתופי והגלוי שלה. דרכה ניתן לארגן ולהקצות משימות בשקיפות לחברי הצוות ולבצע מעקב אחר הפרויקטים והתקדמותם. דבר ייחודי נוסף של הממשק, מתבטא באפשרות של המשתמש ליצור רשימת Check-List של משימות קבועות ולהגדיר כללים פשוטים לאוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן, גם אם סומנו שכבר בוצעו.
5. Microsoft To-Do – ניהול משימות במבט אל העתיד
מיתוג חדש מבית Microsoft לאפליקציית ניהול המשימות הפופולרית “Wunderlist”. התוכנה פשוטה וקלה לשימוש, בעלת מעט פיצ'רים, מה שמסייע להתרכז במה שחשוב באמת. Microsoft עומדת בציפיות הגבוהות שלה וגם Microsoft To-Do נחשבת לתוכנת ניהול פרויקטים מוצלחת בשוק. מלבד הוויזואליות הנעימה והנקייה שלה, גולת הכותרת של התוכנה היא אלגוריתם החיזוי המרכיב אותה, שמציע עדכונים מותאמים לשימוש של המשתמש בתוכנה עבור רשימת המשימות היומית או השבועית.
יתרון נוסף של הממשק הוא האפשרות לחבר בינו לבין שירותים נוספים של Microsoft כמו Outlook, Cortana וחשבונות ה-365 Office.
בעולם הטכנולוגי שאנחנו חיים, ארגון וסדר הם חלק בלתי נפרד מעולם התעסוקה ומקיום תרבות ארגונית יעילה. בדיוק בגלל זה הרשנו לעצמנו לחסוך עבורכם זמן ומשאבים יקרים וריכזנו עבורכם חמש מבין התוכנות הטובות ביותר לניהול פרויקטים ומשימות שכל חברה צריכה – אז רוצו להשתמש בתוכנה הטובה והמתאימה ביותר בשבילכם! אז עכשיו כשיש לכם זמן פנוי אתם יכולים לצפות בסרטים וסדרות שכל הייטקיסט חייב לראות.
